No niin, nyt se firma on sitten kasvanut jo niin, ettei itse voi ihan joka paikkaan revetä. Henkilökuntaakin alkaa olla, eikä ihan jokaista asiakastakaan enää tunne nimeltä. Mitenköhän se oma aika kannattaisi käyttää? Miten tämä muu porukka organisoidaan? Miten mitataan että meneekö hyvin?

Kuulostaako tutulta pohdinnalta? Edellä mainitut teemat tulvat toistuvasti vastaan asiakasyrityksissämme. Siksi tässä blogissa annamme jakoon kolme hyvää käytöntöä, joihin olemme Tiliarjassa vuosien varrella törmänneet:

1. Tavoitteiden määrittäminen, toteuman visualisoitu seuranta ja motivoiva palautteenanto

Osassa yrityksiä on määritelty ja sovittu henkilöstön kanssa selkeät euromääräiset (esim. myynti) ja toiminnalliset (esim. asiakastapaamisten määrä per viikko) tavoitenumerot, kun taas toiset yritykset kulkevat sen kummemmin näitä miettimättä.

Olemme panneet merkille, että ensimmäisen joukon yritykset pärjäävät tyypillisesti paremmin.Toinen pärjäämiseen vaikuttava asia on näiden tavoitteiden toteutumisen seuranta. Tässä kannattaa suosia mahdollisimman selkeää ja visualisoitua tapaa, esimerkiksi kääntää tavoite- ja toteumanumerot grafiikaksi. Yksi näppärä talouslukujen visualisoinnin tapa on Accuna. Sitä meillä Tiliarjassakin käytetään asiakkaidemme hyödyksi.

Tällainen ajantasainen ”mittaritaulu” on yrityksen henkilöstöllekin motivoiva juttu, kun kädenjälki näkyy kasvavina tolppina taululla. Lukujen pohjalta on myös helppo antaa rakentavaa palautetta henkilöstölle.

2. Sisäinen kokouskäytäntö

Kuullostaako byrokraattiselta? Ei tarvitse olla. Hyvin suunniteltu ja toteutettu sisäinen viikko- ja/tai kuukausipalaveri on johdon tärkeimpiä työvälineitä yritystä ja tiimejä eteenpäin kannustettaessa. Näille kannattaa sopia hyvä vakiorakenne ja usein hyvä ajatus on aloittaa ne yhteisellä mittaritaulun katsauksella, mistä päästään sitten luontevasti yhdessä analysoimaan, mistä onnistumiset/haasteet johtuvat. Tämän jatkoksi sovitaan tulevan viikon/kuukauden “kehityslukujärjestys”, millä kehitys kehittyy.

3. Prosessien kuvaaminen ja käyttö arjessa

Miten meidän yrityksen tuotekehitys, tuotanto, myynti, markkinointi ja hallinto tekevät töitään? Miten näiden toimintojen rajapinnat on sovittu? Kaikkillehan tämä on selvää! Vai onko?

Kun tarkemmin katsotaan, niin useimmista yrityksistä löytyy huomattavasti enemmän epäselvyyksiä, päällekkäistä työtä, virheitä ja muita ylimääräisiä kustannuksia. Tämä voi johtua siitä, ettei yrityksen keskeisiä prosesseja ole kuvattu, tai näitä prosessikuvauksia ei aktiivisesti käytetä.

Hyvä, visuaalinen prosessin kuvaaminen on jo itsessään hyvä “sormiharjoitus”. Silloin tulee yrityksen koko henkilöstön kanssa mietittyä, että miten näitä hommia oikein kannattaa tehdä. Lisäksi asian selkeä kuvaaminen yhteiseksi prosessikaavioksi varmistaa, että kaikki puhuvat samasta asiasta.

Lisäksi dokumentoitu prosessi antaa erinomaiset lähtökohdat toiminnan kehittämiselle. Ylimalkainen “tää homma ei nyt toimi” -kommentointi harvemmin johtaa konkreettiseen kehitykseen, mutta “tämä prosessin kakkoskohta kannattaa nyt korjata, seuraavalla tavalla…” vie asiaa eteenpäin.

Prosessikuvaukset voi esimerkiksi tulostaa isoksi “huoneentauluksi” vaikkapa kahvihuoneen seinään. Silloin ne toimivat hyvin kehitysistuntojen selkärankana ja asiat myös pysyvät paremmin mielessä.

Ei muuta kun johtamaan 🙂